Polityka prywatności

§1. Administratorzy danych

1. W ramach Active-Fizjo (ul. Wrocławska 47/12, 55-003 Nadolice Małe) działa pięć odrębnych podmiotów udzielających świadczeń fizjoterapeutycznych:
   • Active-Fizjo Fizjoterapia & Bike Fitting Wojciech Królikowski, NIP: 8722257327,
   • Active-Fizjo Fizjoterapia i Terapia Manualna | Bike Fitting 3D Magdalena Królikowska, NIP: 6612215309,
   • Marta Łuźniak Tera Plus, NIP: 8942834979,
   • Fizjoterapia Sebastian Lichwa, NIP: 7521462681,
   • ReStart Ciała fizjoterapia i rehabilitacja Klaudia Ciupa, NIP: 7722439269.
2. Administratorem danych osobowych Pacjenta — w tym danych o stanie zdrowia — jest ten podmiot, który udziela Pacjentowi świadczenia (tj. fizjoterapeuta, u którego umówiona jest wizyta). Każdy z podmiotów prowadzi dokumentację medyczną swoich pacjentów odrębnie i wyłącznie on ma do niej dostęp — pozostałe podmioty nie mają wglądu do tej dokumentacji.
3. Administratorem danych związanych z funkcjonowaniem strony internetowej www.active-fizjo.pl (formularz kontaktowy, pliki cookies, profile w mediach społecznościowych) oraz podmiotem obsługującym od strony organizacyjnej wspólną rejestrację wizyt oraz listę oczekujących (system rezerwacji online) jest Active-Fizjo Fizjoterapia & Bike Fitting Wojciech Królikowski. System rezerwacyjny służy wyłącznie do rejestracji wizyt, a dane podane przy rezerwacji przekazywane są Specjaliście, u którego umówiona jest wizyta — od tego momentu to on jest ich administratorem w zakresie realizacji wizyty i udzielanych świadczeń. W związku z obsługą organizacyjną rejestracji oraz kolejkowaniem pacjentów Wojciech Królikowski ma dostęp do danych rezerwacyjnych oraz danych z listy oczekujących Pacjentów wszystkich Specjalistów w zakresie: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz termin i rodzaj usługi. Dostęp ten nie obejmuje dokumentacji medycznej ani żadnych danych o stanie zdrowia — do dokumentacji medycznej dostęp ma wyłącznie Specjalista, który ją prowadzi.
4. Podział ten nie jest wyłącznie deklaracją: system rezerwacyjny technicznie uniemożliwia dostęp do notatek dotyczących wizyt oraz załączników w kartach klientów innego Specjalisty — niezależnie od uprawnień administracyjnych konta.
5. Przekazywanie danych rezerwacyjnych pomiędzy podmiotami wymienionymi w ust. 1 odbywa się na zasadzie udostępnienia danych pomiędzy odrębnymi administratorami, na podstawie zawartej umowy o współpracy.
6. Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: e-mail: kontakt@active-fizjo.pl, telefon: +48 531 026 661.

§2. Zasady przetwarzania danych

Dane przetwarzamy zgodnie z RODO: legalnie, rzetelnie, przejrzyście, w konkretnych celach, w niezbędnym zakresie, dbając o ich prawidłowość, nie dłużej niż to konieczne i z zapewnieniem bezpieczeństwa.

§3. Cele, podstawy prawne i zakres przetwarzania

Twoje dane przetwarzamy:

1. W celu rezerwacji i realizacji wizyty (system rezerwacji online, rezerwacja telefoniczna, e-mailowa lub osobista) — imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, termin i rodzaj usługi. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa). Podanie danych jest warunkiem umówienia wizyty.
2. W celu obsługi listy oczekujących i powiadamiania o zwolnionych terminach — przetwarzamy podane przez Ciebie preferencje dotyczące wizyty, wybranego specjalistę, imię, nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mail. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podjęte na żądanie osoby przed zawarciem umowy o świadczenie usług). Podanie danych jest niezbędne, aby zapisać się na listę i otrzymać powiadomienie z linkiem do rezerwacji.
3. W celu udzielania świadczeń zdrowotnych i prowadzenia dokumentacji medycznej — dane identyfikacyjne (w tym PESEL, adres) oraz dane o stanie zdrowia: wywiad, wyniki badań i pomiarów — w tym zapisy z systemów analizy ruchu, które rejestrują wyłącznie dane pomiarowe (położenie markerów i model szkieletowy), bez utrwalania wizerunku Pacjenta — oraz opis terapii. Podstawa: art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz ustawą o zawodzie fizjoterapeuty. Podanie danych jest wymogiem ustawowym. Dokumentację prowadzi wyłącznie Specjalista udzielający świadczenia.
4. W celu rozliczeń i wykonania obowiązków podatkowo-księgowych — dane niezbędne do wystawienia faktury/rachunku. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5. W celach kontaktowych — dane zawarte w wiadomości przesłanej e-mailem lub przez formularz. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — udzielenie odpowiedzi).
6. W celu wysyłania przypomnień o wizytach (SMS/e-mail) — numer telefonu, adres e-mail. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
7. W celu udokumentowania wysyłki powiadomień — zapisujemy treść wysłanej wiadomości SMS lub e-mail, adres bądź numer odbiorcy, datę i status wysyłki. Zapis służy potwierdzeniu, że przypomnienie zostało wysłane, oraz obsłudze zgłoszeń typu „nie dostałem powiadomienia". Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
8. W celu zaproszenia do wystawienia opinii o wizycie — imię, nazwisko i numer telefonu, wykorzystywane do wysłania jednej wiadomości SMS po odbytej wizycie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — poznanie opinii pacjentów i doskonalenie usług). Wystawienie opinii jest dobrowolne, a rezygnację z takich wiadomości zgłosisz w dowolnym momencie, kontaktując się z gabinetem.
9. W celu zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowej organizacji pracy gabinetu — prowadzimy wewnętrzny rejestr zdarzeń w systemie rezerwacyjnym (kto i kiedy utworzył, zmienił lub odwołał wizytę). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
10. W celu ochrony formularza rezerwacji przed nadużyciami i automatycznymi zgłoszeniami — adres IP urządzenia, z którego wysłano zgłoszenie, wraz z licznikiem prób. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
11. W celu ograniczenia dostępu do rezerwacji internetowej w uzasadnionych przypadkach — jeżeli dochodzi do powtarzających się nieobecności bez odwołania wizyty albo innych sytuacji uniemożliwiających normalną współpracę, przechowujemy imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz krótką informację o przyczynie, aby możliwość samodzielnej rezerwacji przez internet została ograniczona. Umówienie wizyty pozostaje możliwe telefonicznie lub osobiście. Nie zapisujemy w tym celu żadnych informacji o stanie zdrowia. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — ochrona przed stratami wynikającymi z niewykorzystanych terminów i zapewnienie dostępu do wolnych terminów innym pacjentom). Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania oraz wystąpić o zniesienie ograniczenia.
12. W celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (np. rozliczenie opłat za nieodwołane wizyty). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
13. W celach związanych z prowadzeniem profili w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, YouTube) — dane, które udostępniasz w tych serwisach. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
14. W celach technicznych, analitycznych i marketingowych przy użyciu plików cookies — zgodnie z §8. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (cookies techniczne) lub Twoja zgoda (cookies analityczne i marketingowe).

§4. Dane pacjentów małoletnich

1. Wizytę dla osoby małoletniej umawia rodzic lub opiekun prawny, podając w formularzu swoje dane kontaktowe oraz dane dziecka niezbędne do udzielenia świadczenia.
2. Prawa wynikające z RODO w imieniu małoletniego wykonuje przedstawiciel ustawowy. Dotyczy to również prawa dostępu do dokumentacji medycznej — na zasadach określonych w ustawie o prawach pacjenta.
3. Dokumentację medyczną małoletniego Pacjenta prowadzi odrębnie Specjalista udzielający świadczenia i wyłącznie on ma do niej dostęp.

§5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom wspierającym naszą działalność, na podstawie umów powierzenia przetwarzania:

1. dostawca hostingu strony internetowej, poczty e-mail oraz systemu rezerwacji,
2. dostawca bramki SMS, za pośrednictwem której wysyłamy przypomnienia i powiadomienia o wolnych terminach,
3. dostawcy oprogramowania wykorzystywanego przez poszczególnych Specjalistów do prowadzenia dokumentacji medycznej,
4. biuro rachunkowe (w zakresie danych rozliczeniowych),
5. dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych (Google, Meta) — wyłącznie jeśli wyrazisz zgodę na odpowiednie pliki cookies.

Dane rezerwacyjne są ponadto udostępniane Specjaliście, u którego umówiona jest wizyta — jako odrębnemu administratorowi, na zasadach opisanych w §1 ust. 5.

Dane medyczne nie są udostępniane podmiotom trzecim — w tym pozostałym Specjalistom działającym w ramach Active-Fizjo — z wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem (np. na żądanie uprawnionych organów lub osób upoważnionych przez Pacjenta).

W zakresie narzędzi Google i Meta dane mogą być przekazywane do USA — na podstawie zatwierdzonych mechanizmów transferu (m.in. EU-U.S. Data Privacy Framework).

§6. Okres przechowywania danych

1. Dokumentacja medyczna — co do zasady 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu (art. 29 ustawy o prawach pacjenta).
2. Dane rozliczeniowe (faktury, rachunki) — 5 lat od końca roku podatkowego.
3. Dane z rezerwacji, które nie zakończyły się wizytą — 3 lata od planowanego terminu wizyty (okres przedawnienia roszczeń).
4. Dane z listy oczekujących — do momentu zarezerwowania przez Ciebie zwolnionego terminu, Twojej rezygnacji z oczekiwania lub upływu wskazanego przez Ciebie okresu oczekiwania; usuwamy je najpóźniej 30 dni po tym zdarzeniu.
5. Zapis wysłanych powiadomień (treść SMS i e-mail) — 12 miesięcy od wysyłki.
6. Wewnętrzny rejestr zdarzeń w systemie rezerwacyjnym — 24 miesiące.
7. Adresy IP zapisane w celu ochrony formularza przed nadużyciami — 2 dni.
8. Dane związane z ograniczeniem rezerwacji internetowej — do ustania przyczyny, nie dłużej niż 3 lata od wpisu.
9. Korespondencja (formularz, e-mail) — do zakończenia sprawy, nie dłużej niż 3 lata.
10. Dane z cookies — zgodnie z okresem życia danego pliku cookie lub do wycofania zgody.

Usuwanie danych po upływie tych okresów odbywa się automatycznie.

§7. Prawa użytkowników i pacjentów

1. Przysługuje Ci prawo: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia).
2. Ważne: prawo do usunięcia danych nie obejmuje dokumentacji medycznej w okresie, w którym przepisy nakazują jej przechowywanie.
3. Niezależnie od praw wynikających z RODO, jako Pacjent masz prawo dostępu do swojej dokumentacji medycznej na zasadach określonych w ustawie o prawach pacjenta. Wniosek o dostęp kierowany jest do Specjalisty, który prowadzi Twoją dokumentację.
4. Masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

§8. Pliki cookies

1. Strona wykorzystuje pliki cookies — niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu.
2. Rodzaje wykorzystywanych cookies:
   • techniczne — niezbędne do prawidłowego działania strony (utrzymanie sesji, obsługa formularzy, bezpieczeństwo); nie wymagają zgody,
   • analityczne — służą do analizy ruchu na stronie (np. Google Analytics); wykorzystywane wyłącznie za Twoją zgodą,
   • marketingowe — służą do personalizacji reklam i mierzenia ich skuteczności (np. piksel Meta); wykorzystywane wyłącznie za Twoją zgodą.
3. Zgodą na cookies analityczne i marketingowe zarządzasz poprzez baner zgód na stronie. Możesz też zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie cookies może wpłynąć na niektóre funkcje strony.
4. Formularz rezerwacji wizyty nie zapisuje na Twoim urządzeniu żadnych plików cookies ani innych danych.
5. Na Stronie mogą być osadzone treści z serwisów zewnętrznych — np. filmy z serwisu YouTube oraz mapy Google. Serwisy te mogą zapisywać własne pliki cookies i przetwarzać dane zgodnie z własnymi politykami prywatności, na które nie mamy wpływu.

§9. Media społecznościowe

Prowadzimy profile w serwisach Facebook, Instagram i YouTube. Dołączając do naszych profili lub wchodząc z nimi w interakcję, Twoje dane przetwarzane są także przez operatorów tych serwisów, według ich własnych zasad. W zakresie statystyk stron na Facebooku występujemy z Meta jako współadministratorzy w rozumieniu art. 26 RODO.

§10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie profilujemy Cię ani nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne w sposób w pełni zautomatyzowany.

Jedynym elementem automatycznym w systemie rezerwacji jest sprawdzenie, czy podany numer telefonu lub adres e-mail nie został wcześniej objęty ograniczeniem opisanym w §3. Jeżeli tak — formularz internetowy nie pozwoli dokończyć rezerwacji i zaproponuje kontakt telefoniczny z gabinetem. Nie zamyka to drogi do umówienia wizyty: termin uzgadniamy wtedy bezpośrednio, z udziałem człowieka. Możesz również poprosić o wyjaśnienie przyczyny, przedstawić swoje stanowisko i wystąpić o zniesienie ograniczenia.

§11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych, w szczególności danych o stanie zdrowia — m.in. szyfrowane połączenia, rozdzielenie dokumentacji medycznej poszczególnych Specjalistów wraz z kontrolą dostępu (dostęp wyłącznie dla Specjalisty prowadzącego), automatyczne usuwanie danych po upływie okresów przechowywania oraz umowy powierzenia z dostawcami oprogramowania.